Kurz gesagt.
Collabase Docs ist das Wiki der Schweizer Plattform Collabase. Es hält Handbücher, Prozessbeschreibungen und Onboarding-Unterlagen an einem Ort, mit einer verantwortlichen Person und einem Prüfdatum je Seite. Betrieben wird es in einem Schweizer Rechenzentrum oder auf eurer eigenen Hardware.
Schweizer Betrieb
Betrieb in der Schweiz oder auf eurer Hardware, ohne US-Rechtsexposition
Verifizierung eingebaut
Jeder Artikel hat einen Verantwortlichen und ein Datum, an dem er wieder geprüft wird
KI, die ihr einschaltet
Semantische Suche und Frage-Antwort laufen über den Anbieter, den ihr selbst verbindet
Über 50 Blocktypen
Diagramme, Formeln und Tabellen eingebaut, ohne Marketplace und Zusatzlizenz
Wenn niemand mehr weiss, welche Version aktuell ist.
Prozessbeschreibungen liegen in fünf Versionen auf drei Laufwerken. Ein neuer Mitarbeitender findet drei widersprüchliche Anleitungen für denselben Vorgang. Der Auditor fragt, wann das Verfahrenshandbuch zuletzt geprüft wurde, und die Antwort ist ein Schulterzucken. Docs macht sichtbar, welches Wissen aktuell ist, wer dafür zuständig ist und wann es zuletzt überprüft wurde.
Nach einer Prozessänderung sind mehrere Anleitungen im Umlauf, und niemand weiss, welche gilt.
Ein Audit verlangt Nachweise über die Aktualität eurer Verfahrensdokumentation.
Die Suche im heutigen Wiki findet nichts, weil sie nach Dateinamen sucht statt nach Inhalt.
Was du damit gewinnst.
Ein Editor, der nicht bremst
Slash-Commands, Echtzeit-Zusammenarbeit und über 50 Blocktypen, inklusive Diagrammen aus Draw.io und Mermaid sowie Formeln in KaTeX. Alles eingebaut, ohne Marketplace und ohne Zusatzlizenz.
Verifizierung und Lebenszyklus
Jeder Artikel hat einen Verantwortlichen und ein Review-Intervall. Docs meldet sich, wenn ein Artikel wieder geprüft werden muss. Für Prozesse, Handbücher und compliance-relevante Inhalte ist das der belegbare Teil.
Eine Suche, die die Frage versteht
Die Suche versteht die Bedeutung einer Frage, nicht nur das Stichwort. «Wie beantrage ich Homeoffice?» findet die Richtlinie auch dann, wenn sie «Mobiles Arbeiten» heisst. Die semantische Suche braucht einen KI-Anbieter, den ihr selbst verbindet. Ohne ihn bleibt die Stichwortsuche, und es gehen keine Inhalte nach aussen.
Für wen sich das rechnet.
HR & Onboarding
Mitarbeiterhandbuch, Onboarding-Pfade und Richtlinien mit Lesebestätigung.
Compliance & Audit
Verfahrensbeschreibungen mit Review-Historie und benannten Verantwortlichen.
Prozessdokumentation
Standardabläufe pro Abteilung, versioniert und mit Änderungshistorie.
Produktdokumentation
Interne Referenz für Produkt- und Vertriebsteams, immer am aktuellen Stand.
Docs ist eine App von sieben.
Docs-Seiten hängen als Anforderung an Testfällen in Test Management, als Beschreibung an Tasks in Projects und reichern sich über Datensätze aus Registry mit strukturierten Daten an. Alle Apps teilen sich Login, Rechte und Daten. Ein Vertrag, ein Betrieb, ein Ansprechpartner.
Docs
Projects
Intranet
Registry
Test Management
Automation
Time
Betrieb und Datenhoheit.
Wo die Daten liegen, entscheidest du beim Betriebsmodell, nicht im Kleingedruckten.
Swiss Hosted
Betrieb auf Schweizer Public Cloud bei Infomaniak, pro Kunde eine isolierte Umgebung. Inhalte werden ausschliesslich in der Schweiz bearbeitet, ausgenommen die vorgelagerte Web Application Firewall.
Self-Hosted
Auf eigener Infrastruktur betreibbar. Volle Kontrolle über die Daten, kein Zugriff von aussen.
revDSG & DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. Konform mit dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz und der DSGVO.
Ein Produkt, alle Apps.
Collabase Enterprise
Auf Anfrage
Gestaffelt nach Benutzerzahl
Docs ist Teil des Enterprise-Plans. Alle sieben Apps, keine Add-ons.
Fragen aus Erstgesprächen.
Docs im Alltag: was in Erstgesprächen am häufigsten gefragt wird.
Wie verhindert Docs, dass Handbücher veralten?
Jede Seite hat eine verantwortliche Person und ein Datum, an dem sie wieder geprüft wird. Läuft die Frist ab, verliert die Seite ihre Verifiziert-Kennzeichnung und die zuständige Person wird erinnert. Wer die Seite liest, sieht daran, ob der Inhalt geprüft ist.
Können wir bestehende Inhalte aus Confluence übernehmen?
Ja. Der Importer übernimmt Seiten, Anhänge und die Seitenhierarchie aus einem Confluence-Export, ausserdem aus Notion und aus Markdown. Der Seitenbaum bleibt erhalten, die Inhalte müssen nicht neu strukturiert werden.
Verlassen unsere Inhalte für die semantische Suche die Umgebung?
Nur wenn ihr die KI einschaltet. Sie ist standardmässig deaktiviert und wird pro Space freigegeben. Den Anbieter bringt ihr selbst mit, samt Schlüssel: OpenAI, Anthropic, Gemini oder Infomaniak, wenn die Verarbeitung in der Schweiz bleiben soll.
In welchen Formaten lassen sich Seiten herausgeben?
Als PDF, DOCX und Markdown, einzeln oder über einen ganzen Seitenbaum. Im Editor stehen über 50 Blocktypen bereit, darunter Tabellen, Formeln und Diagramme aus Draw.io und Mermaid.
Prüf Docs an einem eurer Handbücher.
Im Proof of Concept migrieren wir ein bestehendes Handbuch oder Prozessdokument nach Docs, inklusive Review-Zyklen und semantischer Suche über euren Bestand.