Kurz gesagt.
Documents zeigt in Collabase jeden Anhang aus Seiten und Work Items an einem Ort. Ordner sind eine Sicht auf die Datei, keine Kopie: sie bleibt an ihrer Seite oder Aufgabe und behält deren Berechtigung. Pro Datei gelten 25 MB, in jedem Format.
Zwei Ansichten
By location folgt der Space-Struktur, Folders eurer eigenen Ordnung
Keine Kopie
Ein Ordner ist eine Sicht auf die Datei, sie bleibt an ihrem Anhangsort
Keine neuen Rechte
Sichtbar ist eine Datei für alle, die ihre Seite oder ihr Work Item öffnen dürfen
25 MB pro Datei
In jedem Format, mit Vorschau für PDF, Bilder, Video, Audio und Office
Wenn niemand mehr weiss, woran die Datei hängt.
Dateien entstehen dort, wo gearbeitet wird: an der Seite, die gerade geschrieben wird, an der Aufgabe, die gerade läuft. Das ist im Moment richtig, weil die Datei ihren Zusammenhang behält. Nach einem Jahr und drei Projektwechseln muss sich aber jemand erinnern, wo sie liegt. Eine zweite Ablage bringt Kopien und doppelte Rechte mit. Documents macht den Bestand sichtbar, ohne ihn zu verschieben.
Dieselbe Datei existiert mehrfach, weil niemand die erste Fassung gefunden hat.
Wichtige Dokumente hängen an Seiten, die inzwischen archiviert sind.
Neue Teammitglieder fragen nach Dateien, die längst vorhanden sind.
Was du damit gewinnst.
Eigene Ordnung, erhaltener Zusammenhang
Die Ansicht By location zeigt den Bestand nach Herkunft: Space, dann Docs oder Projects, dann Seite, Projekt und Work Item. In der Ansicht Folders legst du eigene Ordner und Unterordner an, etwa «Verträge» oder «Onboarding». Die Datei bleibt dabei an ihrer Seite oder Aufgabe, und über Open page oder Open work item springst du direkt dorthin zurück.
Dateien dort, wo sie gelesen werden
Das Attachments-Makro holt die Anhänge in die Seite selbst. Im Bearbeitungsmodus fügst du es über /attachments ein, danach lädt man auch im Lesemodus per Klick oder Drag-and-drop hoch. PDF, Bilder, Video, Audio und Office-Dateien öffnen sich in einer Vorschau, ohne Download.
Berechtigungen, die schon stimmen
Documents führt keine einzige neue Berechtigung ein. Eine Datei sieht, wer ihre Seite oder ihr Work Item öffnen darf, und das Einordnen in einen Ordner ändert daran nichts. Ein Ordner erscheint nur, wenn er mindestens eine Datei enthält, die du sehen darfst, sodass sein Name nie ein gesperrtes Dokument verrät. Ordnen darf, wer im Space Upload attachments besitzt.
Nach dem Inhalt fragen, ab Q4 2026
Ab dem vierten Quartal 2026 liest Collabase AI die Inhalte der Anhänge und kennt die Ordnerstruktur als Kontext. Du fragst nach dem, worum es ging, und bekommst die Datei samt Fundstelle. Beim Aufräumen schlägt Collabase AI vor, welche Dateien zusammengehören und in welchen Ordner sie passen. Berücksichtigt wird nur, was du ohnehin sehen darfst.
Für wen sich das rechnet.
Verträge und Recht
Der Vertrag bleibt an der Seite, die den Entscheid dokumentiert, und steht zugleich im Ordner «Verträge».
Protokolle und Auswertungen
Die Unterlagen zur Sitzung hängen am Protokoll und sind über den Ordner des Gremiums auffindbar.
Onboarding
Neue Teammitglieder finden die Dateien, die sie brauchen, ohne den Ablageort zu kennen.
Projektleitung
Anhänge aus Work Items über alle Projekte eines Space in einer Liste, mit Sprung zurück ins Work Item.
Documents gehört zur Plattform.
Die Dateien stammen aus Seiten in Docs und aus Work Items in Projects, und Documents zeigt sie mit denselben Rechten wie dort. Collabase AI greift ab dem vierten Quartal 2026 auf ihre Inhalte zu. Alle Apps teilen sich Login, Rechte und Daten. Ein Vertrag, ein Betrieb, ein Ansprechpartner.
Docs
Projects
Intranet
Registry
Test Management
Automation
Time
Betrieb und Datenhoheit.
Wo die Daten liegen, entscheidest du beim Betriebsmodell, nicht im Kleingedruckten.
Swiss Hosted
Betrieb auf Schweizer Public Cloud bei Infomaniak, pro Kunde eine isolierte Umgebung. Inhalte werden ausschliesslich in der Schweiz bearbeitet, ausgenommen die vorgelagerte Web Application Firewall.
Self-Hosted
Auf eigener Infrastruktur betreibbar. Volle Kontrolle über die Daten, kein Zugriff von aussen.
revDSG & DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. Konform mit dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz und der DSGVO.
Ein Produkt, alle Apps.
Collabase Enterprise
Auf Anfrage
Gestaffelt nach Benutzerzahl
Dokumente und Anhänge ist Teil des Enterprise-Plans. Alle sieben Apps, keine Add-ons.
Fragen aus Erstgesprächen.
Dokumente und Anhänge im Alltag: was in Erstgesprächen am häufigsten gefragt wird.
Verschiebt ein Ordner die Datei von ihrer Seite weg?
Nein. Die Datei bleibt am Anhangsort. Der Ordner ändert nur, wo sie in der Ordneransicht erscheint.
Muss ich Berechtigungen für die Ablage separat pflegen?
Nein. Es gibt keine eigenen Berechtigungen. Verwendet werden die von Seiten, Projekten und Spaces.
Was passiert beim Löschen eines Ordners mit dem Inhalt?
Dateien und Unterordner rücken nach einer Rückfrage eine Ebene nach oben. Gelöscht wird nur der Ordner.
Gibt es Ordner über mehrere Spaces hinweg?
Nein. Ein Ordner gehört immer zu genau einem Space, und eine Datei lässt sich nur in Ordner ihres eigenen Space einordnen. Das folgt aus dem Berechtigungsmodell.
Bring eure Ablage in eine Ordnung ohne Kopie.
Im Proof of Concept richten wir die Ordner für einen abgegrenzten Anwendungsfall ein, mit euren eigenen Dateien und euren bestehenden Rechten.