Kurz gesagt.
Automation Flows sind die Regeln der Automationsmaschine von Collabase. Ein Ereignis aus Collabase, ein Zeitplan, ein Webhook oder ein Fremddienst startet sie, Bedingungen verzweigen, und Aktionen greifen auf über vierzig Anbindungen zu. Jeder Lauf steht mit Ein- und Ausgabe im Protokoll.
Fünf Arten von Auslösern
Collabase-Ereignis, Zeitplan, Webhook, Start von Hand oder ein Fremddienst
Über vierzig Anbindungen
Von Slack und GitHub bis Bexio, Abacus und jeder Schnittstelle über HTTP
Jeder Lauf im Protokoll
Je Knoten Eingabe, Ausgabe und Status, auch bei einem Abbruch
Grenzen sind gesetzt
Sechzig Läufe je Minute und Regel, fünf Minuten Laufzeit, hundert aktive Regeln je Space
Wenn dieselben fünf Handgriffe an jedem Vorgang hängen.
Ein Ticket kommt herein, jemand legt das Work Item an, setzt die Priorität, meldet es im Chat und trägt es in eine Tabelle ein. Die Arbeit daran beginnt erst danach. Ein Flow nimmt diese fünf Handgriffe, und was der Mensch beiträgt, bleibt die Entscheidung.
Dieselben Schritte werden am Tag zwanzig Mal von Hand ausgeführt.
Eine kritische Meldung erreicht die zuständige Person erst am nächsten Morgen.
Zwei Systeme führen dieselben Daten, und jemand gleicht sie ab.
Was du damit gewinnst.
Auslöser aus Collabase und von aussen
Ein neues Work Item, ein Statuswechsel, eine neue Seite, ein abgeschlossener Testlauf, ein geänderter Registry-Datensatz. Dazu ein Zeitplan in Cron-Schreibweise mit eurer Zeitzone, ein Webhook mit eigenem Geheimnis, der Start von Hand und Ereignisse aus angebundenen Diensten.
Bedingungen, die den Lauf lenken
Ein Filter hält den Zweig an, wenn die Bedingung nicht zutrifft, still und ohne Fehlermeldung. Wenn-Sonst führt beide Wege weiter, der Router bis zu beliebig vielen. Regeln lassen sich mit UND oder ODER verbinden und greifen auf jedes Feld aus dem Auslöser oder aus einem vorherigen Knoten zu.
Aktionen mit gespeicherten Verbindungen
Collabase-Aktionen legen Work Items an, ändern Seiten und melden im Haus, ganz ohne Zugangsdaten. Für alles andere steht die Verbindung: einmal angelegt, verschlüsselt abgelegt, wiederverwendbar in jeder Regel und je nach Wunsch privat, im Space oder auf der ganzen Installation freigegeben.
Warten, freigeben, auffangen
Ein Flow hält an, bis eine Frist abgelaufen ist oder eine Person entschieden hat, und geht dann den Weg für Freigabe, Ablehnung oder Fristablauf. Ein Fehlerbehandler fängt einen fehlgeschlagenen Knoten auf, statt den ganzen Lauf zu beenden, und wiederkehrende Teile stehen als eigener Flow, den andere aufrufen.
Für wen sich das rechnet.
Service Desk
Ein kritisches Ticket erreicht die Bereitschaft in dem Moment, in dem es eintrifft.
Entwicklung
Ein Zweig, ein Pull Request und der Statuswechsel hängen ohne Handgriff zusammen.
Finanzen und Personal
Anbindungen an Bexio, Abacus und Personio halten Stammdaten ohne Doppelerfassung gleich.
Betrieb
Eine Meldung aus der Überwachung wird zum Work Item mit Zuständigkeit und Frist.
Automation Flows gehört zur Automation Engine.
Ein Flow hört auf Ereignisse aus Projects, Docs, Test Management und Registry und schreibt in dieselben Apps zurück. Freigaben aus einem Workflow laufen darüber, und die KI-Knoten nutzen das Modell, das eure Installation führt. Alle Apps teilen sich Login, Rechte und Daten. Ein Vertrag, ein Betrieb, ein Ansprechpartner.
Docs
Projects
Intranet
Registry
Test Management
Automation
Time
Betrieb und Datenhoheit.
Wo die Daten liegen, entscheidest du beim Betriebsmodell, nicht im Kleingedruckten.
Swiss Hosted
Betrieb auf Schweizer Public Cloud bei Infomaniak, pro Kunde eine isolierte Umgebung. Inhalte werden ausschliesslich in der Schweiz bearbeitet, ausgenommen die vorgelagerte Web Application Firewall.
Self-Hosted
Auf eigener Infrastruktur betreibbar. Volle Kontrolle über die Daten, kein Zugriff von aussen.
revDSG & DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. Konform mit dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz und der DSGVO.
Ein Produkt, alle Apps.
Collabase Enterprise
Auf Anfrage
Gestaffelt nach Benutzerzahl
Automation Flows ist Teil des Enterprise-Plans. Alle sieben Apps, keine Add-ons.
Fragen aus Erstgesprächen.
Automation Flows im Alltag: was in Erstgesprächen am häufigsten gefragt wird.
Was kann einen Flow auslösen?
Fünf Arten von Auslösern: ein Ereignis in Collabase, ein Zeitplan, ein Webhook, der Start von Hand oder ein Fremddienst. Damit lässt sich sowohl auf eigene Arbeit als auch auf Signale von aussen reagieren.
Sehen wir, warum ein Lauf fehlgeschlagen ist?
Ja. Jeder Lauf steht im Protokoll, je Knoten mit Eingabe, Ausgabe und Status, auch bei einem Abbruch. Die fehlerhafte Stelle ist damit ohne Nachstellen auffindbar.
Gibt es Grenzen für die Ausführung?
Ja, und sie stehen fest: sechzig Läufe je Minute und Regel, fünf Minuten Laufzeit je Lauf und hundert aktive Regeln je Space. Diese Grenzen schützen die Instanz vor einer Regel, die sich selbst auslöst.
Was, wenn ein System nicht in der Liste steht?
Dann bindet ihr es über HTTP an. Neben den mehr als vierzig Anbindungen von Slack und GitHub bis Bexio und Abacus lässt sich jede Schnittstelle direkt ansprechen.
Nimm den Handgriff, der euch täglich aufhält.
Im Proof of Concept bauen wir einen Flow für einen eurer Abläufe, mit euren Systemen und euren Daten.