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Jede Collabase-Installation bringt zwei HERMES-Projektvorlagen mit. Sie enthalten die Phasen, Gates, Work Item Types und Workflows, die ein HERMES-Projekt braucht. Du musst sie also nicht selbst aufbauen. Als Administrator legst du fest, welche Vorlagen angeboten werden. Projektleiter erstellen danach jedes HERMES-Projekt aus einer davon.

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Was jede Installation mitbringt

Zwei Systemvorlagen für Projekte sind auf jeder Installation von Anfang an vorhanden: Jede Vorlage bringt Phasen mit Gates und Meilensteinen sowie zwei Work Item Types mit:

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Workflow «HERMES Arbeitspaket»

Status: Vorhabenidee → Analyse → Bereit → Umsetzung → Fertig, dazu Sistiert für zurückgestellte Arbeitspakete. Übergänge: Analyse starten, Freigeben, Zurück zur Idee, Umsetzung starten, Zurück zur Analyse, Abschliessen, Wieder eröffnen, Sistieren (aus jedem Status) und Wieder aufnehmen.

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Workflow «HERMES Aufgabe»

Status: Offen → In Arbeit → Erledigt, dazu Verworfen für Aufgaben, die nicht mehr gemacht werden. Übergänge: Starten, Zurückstellen, Erledigen, Wieder öffnen, Verwerfen (aus jedem Status) und Wieder aufnehmen. System-Workflows und System-Work-Item-Types tragen ein Schloss-Symbol und lassen sich nicht löschen. Status und Übergänge kannst du im Workflow-Editor unter Administration → Workflows trotzdem anpassen. Siehe Workflows.

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Festlegen, welche Vorlagen angeboten werden

1

Projektvorlagen öffnen

Gehe zu Administration → Project Templates. Die Seite hat zwei Bereiche: System templates und Your templates.
2

Systemvorlagen ein- oder ausschalten

Systemvorlagen lassen sich weder bearbeiten noch löschen. Ihr Schalter bestimmt, ob sie beim Erstellen eines Projekts angeboten werden. Schalte die HERMES-Vorlage aus, die du nicht brauchst.
3

Bei Bedarf eigene Vorlagen ergänzen

Vorlagen, die du selbst erstellst, erscheinen unter Your templates. Siehe Project templates.

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Ein HERMES-Projekt starten

1

Projekt erstellen

Erstelle im Space ein neues Projekt und wähle HERMES klassisch oder HERMES agil. Das Projekt startet mit den Phasen, Gates und Meilensteinen der Vorlage.
2

Arbeitspakete planen

Erstelle für jedes Arbeitspaket ein Work Item vom Typ Arbeitspaket und fülle seine Felder aus. Lege darunter Work Items vom Typ Aufgabe für die Arbeit an, die es enthält.
3

Rollen besetzen

Füge die Members und Groups dem Projekt hinzu. Siehe Rollen.

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Bestehende Projekte

Ein Projekt, das nicht aus einer HERMES-Vorlage entstanden ist, kann das Phasenmodell nachträglich übernehmen. Öffne den Tab Phases des Projekts und wähle Import phase model. Bereits vorhandene Phasen bleiben vorne.

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Phasen und Gates

Jede Phase endet mit einem Gate. Sobald der Gate-Entscheid erfasst ist, wechselt das Projekt in die nächste Phase. Der Projektstatus folgt den Phasen, du setzt ihn also nicht von Hand. Auf der Projekt-Timeline erscheint jede Phase als Band mit einer Gate-Markierung am Ende. Siehe Phasen und Meilensteine und Entscheide.

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Monatliche Statusberichte

Projektleiter erfassen jeden Monat einen Statusbericht im Tab Reports des Projekts unter Status report.
  • Eine Gesamtampel zeigt den Zustand des Projekts.
  • Prüfung. Der Projektleiter reicht den Bericht zur Prüfung ein. Danach wird er genehmigt oder zur Überarbeitung zurückgegeben. Mit der Genehmigung wird der Auftraggeber benachrichtigt.
  • Management Attention. Markiere den Bericht, wenn das Projekt einen Entscheid oder Unterstützung der Führung braucht. Eine Begründung ist Pflicht.

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Portfolio

Die Seite Portfolios zeigt alle Projekte eines Portfolios in einer Tabelle: Filtere nach Portfolio, inklusive Unterportfolios, oder zeige nur Projekte mit Needs management only. Wer für ein Portfolio verantwortlich ist, kann es und alles darunter bearbeiten. Nur wer das übergeordnete Portfolio verwaltet, kann ein Portfolio einer anderen Person übergeben. Die oberste Ebene verwalten Administratoren.

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Risiken

Das Risikoregister eines Space führt die Risiken seiner Projekte. Ein Risiko kann das Projekt nennen, zu dem es gehört, und eine Massnahme. Die Massnahme ist ein Work Item: Du suchst es und wählst es aus, und das Risiko verlinkt darauf. Filtere das Register nach Projekt oder zeige nur kritische Risiken.

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Kosten und Budget

  • Budgetwarnung. Sind 80 % des Projektbudgets verbraucht, erscheint ein Hinweis auf der Projekt-Startseite und im Tab Costs. Personen mit der Budgetberechtigung erhalten eine Benachrichtigung, höchstens einmal pro Monat. Um sie abzuschalten, deaktiviere das Ereignis budget-warning unter Administration → Mail Templates.
  • Budgetänderungen brauchen die Budgetberechtigung.
  • Einmalige Kosten sind entweder geplant oder angefallen. Nur angefallene Kosten zählen als ausgegeben.
  • Kosten-Dashboard. Filtere nach Space, Portfolio und Kostenart. Das Dashboard zeigt geplante Kosten und den Aufwand als Plan, Ist und Rest.
Projekte und Work Items können Weblinks tragen, zum Beispiel auf die offiziellen HERMES-Dokumente, die deine Organisation anderswo ablegt. Ein Projektlink mit Pass to new work items wird in jedes neue Work Item des Projekts übernommen. Untergeordnete Work Items erben die Links ihres übergeordneten Elements. Anhänge lassen sich abschalten, wo Dateien nicht in Collabase liegen dürfen:
  • Für die ganze Instanz: Administration → Search Index, Karte Attachments on work items. Bestehende Dateien bleiben lesbar.
  • Für ein Projekt: Project settings → Apps → Attachments.

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Meetings aus einem Work Item

Um ein Arbeitspaket zu besprechen, öffne das Work Item, wechsle in das Panel Meetings und klicke auf Create meeting. Collabase füllt Titel, Projekt und Space aus, verknüpft das Work Item mit einem Traktandum und schlägt die zuständige Person und die Projektmitglieder als Teilnehmende vor. Wer nicht dabei sein muss, wählst du ab. Siehe Meetings.

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Private Projekte

Ein Projekt kann privat sein. Nur seine Members, der Owner des Space und Administratoren sehen ein privates Projekt und seine Work Items. Das gilt überall: in Listen, in der Suche, in Links und in Berichten.
Last modified on October 13, 2026